Қазіргі заманғы технологиялар жеке өмірде эпистолярлық жанрды іс жүзінде жоққа шығарғанымен, біз достарымызға, таныстарымыз бен туыстарымызға хат жазуды дерлік тоқтаттық, іскерлік хат-хабарлар өзекті болып қала береді. Себебі іскери хат басқа дұрыс рәсімделген және қол қойылған келісімдер сияқты заңды құжат болып табылады. Сондықтан, өзінің қызметтік міндеттері шеңберінде хат-хабармен жұмыс жасайтын кез келген адам хат жазуды үйренуі керек.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер біз іскери хат - бұл құжат деп келіскен болсақ, онда оның дизайны құжаттарға қойылатын барлық стандарттар мен талаптарға сәйкес келуі керек. Ол ұйымның фирмалық бланкісінде, стандартты А4 форматындағы қағаз парағында жазылған. Дәстүр бойынша шрифт Times New Roman немесе Arial өлшемі 12-ге тең, сол жағы 3 см, оң жағы 1,5 см.
2-қадам
Нысанда сіз ұсынатын ұйым туралы барлық қажетті ақпарат болуы керек: аты-жөні, заңды мекен-жайы, банктік деректемелер және байланыс факстері, телефондар, электрондық пошта мекен-жайы.
3-қадам
Сол жақта хат тақырыбын көрсетіңіз, бір қысқа сөйлемге сыйып көріңіз. Оң жақта хат кімге арналған - адресаттың аты-жөні, инициалдары, оның лауазымы, ұйымның атауы және мекен-жайы туралы жазыңыз. Барлық іскери хаттарды «Құрметті …» мекен-жайынан бастаңыз, мекен-жайда міндетті түрде адресаттың аты мен әкесінің атын жазыңыз.
4-қадам
Хат жазуды бастамас бұрын, назар аударыңыз және респондентке қандай ой, ұсыныс немесе ақпарат жеткізгіңіз келетінін қарастырыңыз. Сіз түсінуіңіз керек, ұзақ, шатастырылған және дәйексіз хаттарды ешкім оқығысы келмейді.
5-қадам
Алғашқы сөйлемдерден кейін сіздің хатыңыз қоқысқа жіберілмеуі немесе жазылудан бас тартуы үшін, мәтініңізді логикалық дәйектілікпен көрсетіңіз, сонда әрбір келесі сөйлем алдыңғы сөйлемнің жалғасы болып табылады және жаңа мағынаға толы болады. Мұндай хат қызығушылықпен оқылатын болады. Сонымен қатар, көлемнің 1 парағында сақтауға тырысыңыз. Бұл сіздің адресатыңызды бірден өзіне баурап алатын өз ойларыңызды қысқаша және нақты айту қабілетіңіздің көрсеткіші.
6-қадам
Хат мәтінінде бірінші абзацты мәселені, тапсырманы қысқаша қамтуға арнап, оның шешілуінің себебін көрсетіңіз. Содан кейін осы мәселе бойынша өз ойларыңызды білдіріңіз, ұсыныстар беріңіз немесе тек қажетті ақпаратты беріңіз. Қорытындылай келе, қорытынды жасаңыз және сіздің ұсынысыңызды қабылдаудың артықшылықтарын сипаттаңыз немесе жоғарыда келтірілген ақпаратқа қысқаша талдау жасаңыз.
7-қадам
Хатқа қол қойыңыз, лауазымы мен байланыс телефонының нөмірін көрсете отырып, қолыңыздың стенограммасын беріңіз.
